Door de beëindiging van de samenwerking in het COWWI met de gemeente Hollands Kroon per 1 april 2017 is de afdeling COWWI opgeheven. De helft van de functies en medewerkers van het COWWI zijn in het nieuwe team Sociaal Domein bij de afdeling Samenleving ondergebracht en enkele bij het KCC. Deze herplaatsing is goed verlopen, mede gezien het feit dat hiertegen geen bezwaren zijn ontvangen.
Samen met de OR is een notitie opgesteld over de wendbare organisatie, waarbij het flexibel inspelen op allerlei ontwikkelingen in de organisatie een belangrijke voorwaarde is.De formatie is in 2017 met 11,3 fte (3,1%) verminderd ten opzichte van 2016. We hebben in 2017 afscheid genomen van 68 (17,3%; landelijk in 2016 6,2%) medewerkers. Hiervan gingen er 14 (21%; landelijk 23%) medewerkers met keuzepensioen, 3 (4%; landelijk 2%) medewerkers verlieten ons wegens arbeidsongeschiktheid, 27 (40%; landelijk 33%) gingen op eigen verzoek omdat ze elders werk hadden gevonden en 24 medewerkers gingen naar de gemeente Hollands Kroon in het kader van de reorganisatie van het COWWI.
Om invulling te geven aan de taakstelling is niet elke vrijkomende functie ingevuld. Hierdoor is in 2017 ruim 2 ton structureel bezuinigd op personeel.
In 2017 zijn in totaal 36 (9,1%; landelijk 7,6%) nieuwe medewerkers in dienst getreden, waarvan 20 van 35 jaar en jonger. De gemiddelde leeftijd van het personeel was aan het einde van 2017 47,7 jaar en landelijk was dat de afgelopen jaren (2015 en 2016) 48,3 jaar. Door de nieuwe, met name jonge, instroom is de samenstelling van het personeelsbestand ten positieve veranderd.
Eind 2017 hadden we 357 medewerkers (2016: 394) in dienst, waarvan 55,2% vrouw isMet behulp van strategische personeelsplanning is beter inzicht gekomen in de behoefte aan personeel, zowel in kwantitatieve als in kwalitatieve zin. Aan de hand van resultaat- & ontwikkelgesprekken wordt een scherper beeld verkregen van de capaciteiten die we in huis hebben en de ontwikkelbehoeften. Hiermee kunnen we de juiste HRM-instrumentaria inzetten om goed in te spelen op de gewenste ontwikkeling van organisatie en personeel.
In 2017 hebben we 14 (3,0%; landelijk 4,6%) medewerkers intern op andere functies geplaatst. Hiermee geven we invulling aan de doorontwikkeling van onze medewerkers en blijven ze duurzaam inzetbaar.
In 2017 hebben wij 40 (in 2016: 30) stageplekken gecreëerd, waaronder 10 snuffelstages. Daarnaast is structurele formatie gecreëerd voor 3 trainees en zijn in 2017 daadwerkelijk drie trainees geselecteerd uit 15 kandidaten.De flexibele capaciteit is in verhouding tot de vaste personeelsbezetting is uitgekomen op bijna 16% van de loonsom. Dit komt voor een groot deel door de opsplitsing van het COWWI, waardoor we voor meer functies langer hebben ingehuurd. We hebben hiermee de tijd genomen om te bezien wat we structureel echt nodig hadden na deze opsplitsing.
De flexibele schil wordt voor veruit het grootste deel gevormd door inhuurkrachten. Daarbij zijn ook tijdelijke dienstverbanden aangegaan en tijdelijke uitbreidingen van de arbeidsduur van eigen medewerkers verleend.
Volgens de Personeelsmonitor van het A+O-fonds over 2016 lag dit percentage landelijk ook op 16% in onze sector.In het kader van de arbeidsomstandigheden ligt de focus zo veel mogelijk op preventie. In dit verband zijn in 2017 onder meer een Veiligheidsprotocol en een plan van aanpak voor de arbozorg vastgesteld.
Het ziekteverzuim is in 2017 tot 5,4% gedaald (2016: 6,1%). Landelijk is het verzuim 5,2%. Met name het zeer langdurig verzuim is teruggedrongen. Aangezien het kort ziekteverzuim (voorloper van lang verzuim) relatief laag is, is het perspectief op een lager verzuim gunstig. De doelstelling is nog steeds een 4%.
Per 1 mei 2017 is een nieuwe CAO afgesloten voor het personeel van de sector Gemeenten met een looptijd tot 1 januari 2019. De wijzigingen betreffen in hoofdzaak een stijging van de salarissen per 1 augustus 2017 met 1% en per 1 januari 2018 met 1,5%.
Tevens is de opbouw van het Individueel Keuze Budget (IKB) per 1 december 2017 verhoogd met 0,5%-punt.Het overleg met de Ondernemingsraad heeft een andere, minder formele, vorm gekregen, waarbij halfjaarlijks overleg plaatsvindt tussen het gehele managementteam en de gehele OR. Met de flexibele schil van de OR wordt de OR in een vroeg stadium aan de voorkant van processen in de ontwikkelingen binnen de organisatie meegenomen.
Efficiënter werken, klantgerichter werken en betere besluiten heeft voor Juridische Zaken geleid tot aandacht voor een goede gespreksvoering met de burger en een informele aanpak van allerhande procedures. Voor de afhandeling van de bezwaarschriften heeft dit geleid tot organisatie-breed invoeren van het ambtelijk horen.
JZ heeft geïnvesteerd in het trainen, begeleiden en ondersteunen van de collega’s uit de vak afdelingen bij het afhandelen van bezwaar- en beroepsschriften en overige juridische vraagstukken.
Hierbij wordt een beroep gedaan op het lerend vermogen, op aandacht voor de persoonlijke benadering en voor de oplossing in plaats van de regel met als doel betere besluiten en tevreden klanten.Enkele Cijfers over de bezwaarschriften: Vergelijking met vorige jaren:
Ontvangen
2015 128
2016 233 *
2017 106(*2016 was niet representatief door de bezwaarzaken herindicaties WMO)
Doel 2017: maximaal 30% van de bezwaarschriften naar de commissie zodra ambtelijk horen is ingevoerd. Over heel 2017 zijn totaal 38 zaken voorgelegd aan de commissie. Dit is 36% op jaarbasis.
Het ambtelijk horen is gefaseerd ingevoerd. Vanaf de start van het ambtelijk horen worden er aanzienlijk minder zaken voorgelegd aan de commissie. Dit percentage is 3%.Beroepsschriften:
Afhandeling voornamelijk door de vak-afdelingen zelf met zo nodig ondersteuning van JZ.
In 2017 zijn er 59 beroepsgangen (34 beroepzaken en 13 voorlopige voorzieningen en 12 hoger beroepszaken) ontvangen. Gemeente is 6 maal in het ongelijk gesteld.In februari 2017 is de verbouwing gemeentehuis afgerond. Hierna zijn de kantoren Westerpark (Schagen) en Oostwal (Tuitjenhorn) afgestoten. Dit heeft een besparing op de huisvestingskosten opgeleverd van € 375.000. Deze besparing is in de loop van de afgelopen jarenals dekking al ingezet.
Tijdens de open dag op 19 en 20 mei hebben veel inwoners van de gemeente Schagen gebruik gemaakt van de gelegenheid ‘een kijkje in de keuken van het vernieuwde gemeentehuis’ te nemen. Laan 19 is na verbouwing een gebouw met een open flexibele structuur dat samenwerking over de afdelingsgrenzen heen stimuleert. De huiskamers, foyer en het werkcafé zijn ontmoetingsplekken voor overleg, contact en lunch.
Medewerkers werken, waar mogelijk, tijd- en plaats onafhankelijk, ook buiten het kantoor. Ze hebben hiervoor de juiste hulpmiddelen, waaronder efficiënte, papierloze werkprocessen en via internet beschikbare informatie voor inwoners en bedrijven.
De belangrijkste successen zijn, dat Schagen haar ICT-voorziening volledig heeft geïnnoveerd naar de cloud en dat de mobiele werkplek is ingevoerd t.b.v. een flexibele organisatie en het bewegen naar de klant.
Automatisering
De ICT-omgeving van de gemeente Schagen is in 2017 volledig nieuw opgezet en in de private cloud geplaatst. De computerservers en werkplekken worden virtueel aangeboden. De manier waarop Schagen haar ICT-voorziening heeft ingericht is innovatief en wij lopen daarmee voorop in vergelijking met de meeste gemeenten. Ons doel is een flexibele ICT-omgeving met een hoge bedrijfscontinuïteit, waarin informatie veilig kan worden gebruikt en die mogelijkheden biedt om als organisatie snel in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen.In 2017 is met succes het bring-your-own-device (BYOD)-concept ingevoerd t.b.v. een flexibele organisatie. Medewerkers kunnen daarbij zelf kiezen met welke apparaten zij het liefst werken en deze aanschaffen vanuit een beschikbaar gesteld budget per medewerker.
De contracten voor mobiele telefonie en 4G-internet zijn in 2017 gezamenlijk met een groot aantal gemeenten aanbesteed waardoor een structurele besparing is gerealiseerd op deze kosten.
Informatisering / digitalisering
De samenwerking met Hollands Kroon in het sociaal domein is per 1 april 2017 beëindigd. De front-office van het COWWI is gescheiden en de digitale gegevens en cliëntdossiers zijn succesvol overgedragen aan de gemeente Hollands Kroon. Het digitale portaal voor zorgvragen en de website van de gemeente Schagen zijn in 2017 geïntegreerd tot één klantenportaal.In 2017 hebben wij een aantal vernieuwingen doorgevoerd in ons applicatielandschap. Wij hebben aanbestedingen gehouden voor de volgende applicaties:
-Financieel systeem
-Belastingensysteem
-Beheersysteem Openbaar Gebied
-Systeem t.b.v. schuldhulpverleningGemeente Schagen ontwikkelt een eigen zaaksysteem. Het systeem gebruikt de door de VNG/KING vastgestelde zaakcatalogus en voldoet aan de regelgeving m.b.t. informatie opslag. In 2017 is het vergunningenproces (als eerste) aangesloten op het nieuwe systeem. Andere processen volgen.
Door de digitalisering van de processen in de organisatie kunnen burger en bedrijf steeds meer zaken digitaal aanvragen en sneller een antwoord ontvangen.
Wij zijn gestart met het ontwikkelen van een datawarehouse en een realtime digitaal dashboard om diverse gegevens te kunnen analyseren, knelpunten en trends in de organisatie (eerder) te kunnen zien. Het dashboard vervangt de huidige traditionele rapportagemethoden.
In 2017 zijn alle bouwvergunningen van de fusiegemeenten Schagen, Zijpe en Harenkarspel over de periode 1901-2010 gedigitaliseerd. Daarnaast zij wij gestart met het bewerken en overbrengen van de beleids- en milieuarchieven van de fusiegemeenten naar het Regionaal Archief Alkmaar. De omvang van het fysiek te beheren archief wordt hierdoor verminderd met 850 strekkende meter.
Landelijk 2020 programma
Wij hebben in 2017 uitvoering gegeven aan de Landelijk Digitale Agenda 2020. Onder dit programma werken gemeenten samen aan hun dienstverlening en vinden niet ieder voor zich het wiel opnieuw uit; wij werken als één efficiënte overheid.
De modernisering van de GBA / Operatie BRP is stopgezet door de 2e kamer (minister Plasterk). Er ligt op dit moment geen nieuw plan om de Landelijke persoonsregistratie te moderniseren.Informatiebeveiliging & privacy
De gegevens van onze burgers zijn veilig opgeslagen en worden veilig gebruikt.
In 2017 hebben wij een GAP-analyse uitgevoerd op onze informatiebeveiliging waaruit blijkt dat onze (organisatie)beveiliging in orde is. Wij hanteren het normenkader ‘Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten’ (BIG). Het informatiebeveiligingsbeleid is in 2017 verder aangescherpt en vastgesteld. Met een plan van aanpak treffen wij maatregelen om aan alle normen uit de BIG te kunnen voldoen (of uit te leggen waarom we niet kunnen of willen voldoen).Naast aandacht voor de fysieke, technische en personele beveiliging is er in 2017 ook aandacht besteed aan houding en gedrag van medewerkers. Bewustwording blijft één van de belangrijkste aspecten bij informatiebeveiligin
In 2017 is een begin gemaakt met de invoering van de maatregelen om te kunnen voldoen aan de nieuwe Europese privacywetgeving (AVG). Deze wetgeving is op 25 mei 2018 van kracht en vereist op het gebied van informatiebeveiliging een aantal maatregelen.
Afgelopen jaar zijn de verbeterpunten op het gebied van control in kaart gebracht en is een visie ontwikkeld op hoe de organisatie beter ‘in control’ kan komen. Daartoe is onder meer een ‘control volwassenheidsmodel’ geïntroduceerd en is een concerncontroller aangesteld. De eerste effecten van de inspanningen zijn onder meer zichtbaar geworden in betere beheersing van de belangrijke processen. Dit is verwoord in de managementletter van de accountant, waar in het stoplicht-model geen enkel proces meer op ‘rood’ staat.
Het college heeft onderzocht hoe het budgetteringsproces kan worden verbeterd. Het rapport is gelijktijdig met de jaarrekening aan de raad aangeboden. Enkele conclusies uit het rapport: Er is veel geregeld; goede controlfunctie, budgethoudersregeling en verplichtingenadministratie. Verbeterpunten liggen in de actualisatie van de regelingen en het gebruik van bijvoorbeeld de verplichtingenadministratie.
In 2017 zijn de gemeentelijke inkoopvoorwaarden samen met de regiogemeenten opgesteld en door iedere gemeente afzonderlijk vastgesteld. Lokale ondernemers hebben nu met met alle gemeenten in hun nabije omgeving te maken met de zelfde voorwaarden.
In 2017 is het energiecontract met regionaal inbesteed. Vanaf 2018 is HVC onze leverancier voor electriciteit.
Inkoop bewaakt of de gemeente zich aan de Aanbestedingswet houdt het management hier scherp op.
In 2017 is 94% van de facturen binnen 30 dagen betaald. Onze doelstelling is 95%. We zijn nog steeds koploper in vergelijking met andere gemeenten.(landelijk 2016:87%)
Campagne Samen werken aan geluk
In 2017 zijn we gestart met de campagne ‘Samen werken aan geluk’. Extern draagt de campagne bij aan de beeldvorming over het werk van de gemeente en helpt zij de drempel tot participatie te verlagen. Intern benutten we de campagne om medewerkers meer vraaggericht te leren communiceren en hun communicatieve vaardigheden in het algemeen te ontwikkelen.Social intranet
Begin 2017 hebben we ons social intranet in gebruik genomen. Dit intranet is gekoppeld aan andere applicaties waarmee we werken, zodat medewerkers makkelijker informatie vinden en kennis kunnen delen. Door het een ‘social’ intranet is (vergelijkbaar met hoe Facebook werkt), stimuleren we op een natuurlijke manier het netwerken, wat een efficiënte samenwerking bevordert.Sociale media
Inwoners mogen zelf bepalen via welk kanaal zij met de gemeente in contact komen. In 2017 is het bereik van onze Facebookpagina verder doorgegroeid. Al meer inwoners gebruiken dit kanaal door hier hun vragen te stellen, meldingen door te geven of te reageren op vragen die wij aan hén stellen waardoor we ook via social media een dialoog tot stand brengen. Medewerkers zijn zich al meer bewust van de kansen van sociale media om in gesprek te komen met onze inwoners en andere stakeholders. In 2017 zijn we ook gestart met het gebruik van Instagram om via dit middel andere doelgroepen te bereiken.Lezersgerichte, begrijpelijke brieven
In 2017 zijn we begonnen met het herschrijven van al onze standaardbrieven, zodat ze voor inwoners makkelijker leesbaar en begrijpelijk zijn. Inmiddels zijn al ruim 100 standaardbrieven herschreven. Daarnaast trainen we onze medewerkers in het schrijven van lezersgerichte, begrijpelijke teksten. Nadat medewerkers zijn getraind, houden we door middel van steekproeven een vinger aan de pols, om de leesbaarheid van brieven duurzaam te borgen. Waar nodig herhalen we trainingen en/of coachen we de schrijvers. Team Communicatie levert hierin zo veel mogelijk maatwerk.In 2017 zijn we verder gegaan op de ingeslagen weg van procesoptimalisatie. Mede door ‘Lean’ is het mogelijk gebleken om met een afgeslankte en gezonde formatie de ambities van de gemeente waar te maken.
Eén van de processen die we in 2017 verder hebben verbeterd is de P&C-cyclus. Hiermee willen we vooral de doorlooptijd verkorten van onze P&C-producten (begroting, jaarrekening, tussenrapportages). Maar we zijn ook aan de slag met de processen Inkoop, Debiteuren, Crediteuren en Krediet- en budgetbeheersing.
Voor een toelichting op de resultaten van het project Lean verwijzen we u graag naar de eindverantwoording van het programma Bewegen naar de klant, die in juni 2018 in de gemeenteraad aan de orde komt.